Organiseer een virtueel of hybride topevenement

In een eerder nieuwsbericht van Groen Kennisnet stond de Farmdemo Ontwerpgids voor Demonstratie op het Landbouwbedrijf centraal. Deze gids geeft handvatten voor het succesvol organiseren van fysieke demo’s op het boerenerf.

Tijdens de corona-lockdowns heeft WUR Open Teelten binnen EU-project NEFERTITI veel ervaring opgedaan met het organiseren van online demo’s en hybride demo’s (demo’s met zowel virtuele als live elementen). De uitgebreide expertise die in deze periode met de organisatie van virtuele demo’s is opgedaan, heeft aangetoond dat virtuele demo’s ook in periodes zonder gezondheidsmaatregelen een middel kunnen zijn om landbouwers te bereiken en kennisuitwisseling tussen landbouwers te stimuleren.

Virtuele demo, hybride demo of een demo op het erf?

Bij het definiëren van de doelstellingen voor een demo-evenement, raadt de FarmDemo Ontwerpgids voor Virtuele en Hybride Demo’s aan duidelijke antwoorden te formuleren op de volgende 3 vragen:

• Waarom wilt u het demo-evenement organiseren?
• Op wie richt u zich?
• Wat wilt u demonstreren?

Het antwoord op deze drie vragen geeft richting aan het kiezen voor een demo op het boerenerf, een virtuele demo of een hybride demo, zoals uitgewerkt in onderstaande tabel.

De gids geeft vervolgens handvatten om een succesvolle virtuele of hybride demo te ontwerpen.

Technisch voorbereiden

In de voorbereiding is het opzetten van de virtuele omgeving uiteraard het grootste verschil tussen een online of hybride demo en een demo op het boerenerf. Een virtuele omgeving brengt nieuwe uitdagingen en beperkingen met zich mee in vergelijking met demo-evenementen op landbouwbedrijven. Deze beperkingen hebben voornamelijk te maken met 1) technische kwesties, en 2) het bevorderen van interactie en uitwisseling. De ontwerpgids biedt praktische tips voor het omgaan met de beperkingen van een virtuele opzet.

Denk na over rolverdeling

Tijdens een virtueel of hybride demo-evenement is het belangrijk de rollen duidelijk te verdelen onder de organisatoren om de demo vlot te laten verlopen. We onderscheiden drie rollen: facilitator, demonstrator en technisch deskundige.

Bouwstenen voor een topevenement

De ontwerpgids voor virtuele en hybride demo’s geeft een overzicht van bouwstenen en combinaties van bouwstenen om een programma mee op te bouwen. Via weblinks zijn bovendien tal van goede voorbeelden uit de praktijk te vinden. De bouwstenen geven voorbeelden voor:

• Verwelkoming en inleiding
• Getuigenis/demonstratie met beeldmateriaal (inclusief hybride opties)
• Gefaciliteerde discussie (inclusief hybride opties)
• Afronding en opvolging

Daarnaast geven combinaties van bouwstenen gevarieerde voorbeelden van virtuele en hybride demo-evenementen.

In de FarmDemo Training Kit zijn beide ontwerpgidsen (voor virtuele demo’s en demo’s op het boerenerf) te vinden. Deze zijn aangevuld met inspiratie uit de praktijk en handzame tools voor het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van demo-evenementen.